Como comparar orçamentos de fornecedores no Excel

Passo a passo com fórmulas, para quem quer fazer a comparação na mão antes de decidir se vale automatizar.

Quando você pede orçamento para vários fornecedores do mesmo material, cada um responde de um jeito diferente: descrições diferentes para o mesmo item, unidades diferentes, um cotando com frete incluso e outro não. Dá para comparar tudo isso no Excel — leva um tempo para montar, mas o resultado é confiável se você seguir a ordem certa. É esse passo a passo que este guia mostra.

1. Monte uma planilha única com todos os itens

Antes de qualquer fórmula, os orçamentos precisam estar em um só lugar, linha a linha por item. Se cada fornecedor mandou um PDF ou uma planilha separada, digite (ou copie) os itens em uma aba de comparação com estas colunas:

Um traço (—) marca item que o fornecedor não cotou. Deixe a célula vazia na planilha em vez de zero: zero entraria na conta de menor preço como se fosse de graça.

2. Padronize os itens antes de comparar

O erro mais comum não é de fórmula, é de dado: comparar preços de itens que na prática não são o mesmo item. Antes de preencher a planilha de comparação, confira três coisas em cada orçamento:

• Mesma especificação.“Cabo 2,5mm” e “cabo 2,5mm flexível 750V” podem ser o mesmo item descrito de formas diferentes — ou produtos diferentes. Confirme com o fornecedor quando tiver dúvida.
• Mesma unidade. Um fornecedor cota cimento por saco de 50kg, outro por tonelada. Converta os dois para a mesma base antes de comparar o preço.
• Mesmo tamanho de embalagem. Se um saco tem 25kg e outro 50kg, o preço por saco não é comparável — o preço por kg é. Uma coluna auxiliar com =Preço/Quantidade_na_embalagem resolve isso.

3. Traga os preços com PROCV ou PROCX

Se cada fornecedor está em uma aba separada da pasta de trabalho (em vez de já digitado na tabela de comparação), use PROCV para puxar o preço de cada item pelo nome:

=PROCV(A2;'Fornecedor A'!A:C;3;FALSO)

Isso procura o valor de A2(o nome do item) na coluna A da aba “Fornecedor A”, e devolve o valor da 3ª coluna dessa aba (o preço). O FALSO no final exige correspondência exata — sem ele, o Excel pode trazer o preço do item errado.

Se você tem uma versão do Excel com PROCX (mais nova que o PROCV), o equivalente é:

=PROCX(A2;'Fornecedor A'!A:A;'Fornecedor A'!C:C;"não cotado")

A vantagem do PROCX é o terceiro argumento: em vez de dar erro quando o fornecedor não cotou aquele item, ele escreve “não cotado” na célula.

4. Ache o menor preço por item

Com os preços dos fornecedores lado a lado (colunas C, D e E, por exemplo), o menor preço de cada linha é:

=MÍNIMO(C2:E2)

Para descobrir qual fornecedor tem esse menor preço — e não só o valor — combine ÍNDICE com CORRESP:

=ÍNDICE($C$1:$E$1;CORRESP(MÍNIMO(C2:E2);C2:E2;0))

Essa fórmula olha para o menor preço da linha, encontra em qual coluna ele está e devolve o nome do fornecedor que está na primeira linha daquela coluna. Aplique nas demais linhas e você tem, item por item, quem oferece o menor preço.

Uma formatação condicional (Página Inicial → Formatação Condicional → Realçar Regras de Células → É Igual A, comparando cada célula com o MÍNIMO da linha) deixa o menor preço visualmente destacado em verde, o que ajuda bastante na hora de revisar visualmente antes de fechar a compra.

5. Não esqueça do frete e do pedido mínimo

Comparar só o preço unitário é a armadilha mais cara desse processo: um fornecedor pode ter o menor preço item a item e ainda sair mais caro no total, por causa do frete ou de um pedido mínimo que obriga a comprar mais do que o necessário.

Some o subtotal de cada fornecedor com SOMASE (somando apenas os itens que você de fato vai comprar dele) e acrescente o frete à parte:

=SOMASE($F$2:$F$50;"Fornecedor A";$G$2:$G$50)+Frete_Fornecedor_A

Aqui a coluna F guarda o fornecedor escolhido para cada item (o resultado do passo 4), e a coluna G guarda o valor daquele item. Se o subtotal calculado ficar abaixo do pedido mínimo do fornecedor, você tem duas opções: fechar mais itens com ele (mesmo que não seja o mais barato em todos) ou aceitar que, para aquele fornecedor, não vale a pena dividir a compra.

6. Monte a lista de compra final por fornecedor

Com a coluna de “fornecedor escolhido” pronta (passo 4), use um filtro ou uma tabela dinâmica agrupando por essa coluna para gerar, automaticamente, a lista do que comprar de cada fornecedor — em vez de reler a planilha inteira item a item na hora de fazer o pedido.

Erros comuns nessa comparação

• Comparar itens com nomes parecidos, mas que não são especificamente o mesmo produto.
• Esquecer frete ou pedido mínimo e decidir só pelo preço unitário.
• Comparar preço por embalagem sem converter para a mesma unidade de medida.
• Deixar a planilha desatualizada quando um fornecedor reenvia o orçamento com preços novos.

Quando vale automatizar

Para dois ou três fornecedores e uma lista curta, o Excel resolve bem. O trabalho cresce rápido quando são dezenas de itens e vários fornecedores: cada PDF precisa ser digitado à mão, cada nome de item precisa ser conferido manualmente, e cada rodada de reforço de orçamento reinicia parte do trabalho.

O Melhor Orçamento foi criado para essa parte: você sobe os orçamentos em PDF, planilha ou foto, a IA extrai os itens e agrupa os equivalentes entre fornecedores automaticamente (com frete e pedido mínimo no cálculo), e você recebe a lista de compra pronta para cada fornecedor — sem montar fórmula nenhuma.