Uma boa cotação começa antes de o primeiro preço chegar. Quando cada fornecedor recebe uma descrição diferente, escolhe a própria unidade ou deixa de informar frete e prazo, o comprador precisa reconstruir o escopo durante a análise. O modelo abaixo organiza o pedido para que as respostas cheguem em uma base mais comparável.
Você pode copiar o texto para e-mail, WhatsApp ou sistema interno, ou baixar o modelo em arquivo de texto. Substitua os campos entre colchetes, anexe a relação de itens quando ela for extensa e envie a mesma versão para todos os participantes.
O que uma solicitação de cotação precisa ter
O pedido deve permitir que o fornecedor entenda o que entregar, onde, quando e sob quais condições. Para isso, inclua estas informações:
- Identificação: empresa compradora, responsável, telefone, e-mail e um código para a cotação.
- Escopo: descrição técnica, marca de referência quando aplicável, quantidade, unidade e embalagem.
- Condições comerciais: preço unitário e total, impostos, desconto, forma de pagamento e validade.
- Logística: endereço, frete, prazo, disponibilidade e possibilidade de entrega parcial.
- Forma de resposta: campos obrigatórios, contato para dúvidas e data limite de envio.
Quanto mais objetiva for a especificação, menor será a necessidade de interpretar respostas. Se duas ofertas usam unidades ou embalagens diferentes, consulte o conteúdo sobre equalização de propostas antes de comparar os valores.
Modelo completo de solicitação de cotação para copiar
Selecione o conteúdo do bloco, copie e substitua os campos indicados. Exclua somente o que realmente não se aplica à compra.
ASSUNTO: Solicitação de cotação [CÓDIGO] — [RESUMO DA COMPRA]
Olá, [NOME DO CONTATO].
A [NOME DA EMPRESA COMPRADORA] solicita uma proposta comercial para o fornecimento dos itens ou serviços descritos abaixo.
IDENTIFICAÇÃO DA COTAÇÃO
Código: [CÓDIGO INTERNO]
Responsável: [NOME]
E-mail: [E-MAIL]
Telefone/WhatsApp: [TELEFONE]
Data limite para envio: [DATA E HORÁRIO]
ESCOPO
1. Item: [DESCRIÇÃO COMPLETA]
Especificação/marca de referência: [DETALHES OU "NÃO SE APLICA"]
Quantidade: [QUANTIDADE]
Unidade: [UNIDADE]
Embalagem: [CONTEÚDO POR EMBALAGEM]
2. Item: [DESCRIÇÃO COMPLETA]
Especificação/marca de referência: [DETALHES OU "NÃO SE APLICA"]
Quantidade: [QUANTIDADE]
Unidade: [UNIDADE]
Embalagem: [CONTEÚDO POR EMBALAGEM]
INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS NA PROPOSTA
- Razão social e CNPJ do fornecedor;
- código ou referência de cada produto;
- marca e modelo ofertados;
- quantidade disponível;
- preço unitário e preço total por item;
- impostos incluídos ou destacados;
- desconto e condição para sua aplicação;
- valor e modalidade do frete;
- prazo de entrega;
- forma e prazo de pagamento;
- valor mínimo de pedido, se houver;
- validade da proposta;
- garantia, quando aplicável;
- indicação clara dos itens não cotados;
- condições para troca, devolução ou entrega parcial.
ENTREGA
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]
Data desejada: [DATA OU JANELA DE ENTREGA]
Horário/restrição de recebimento: [INFORMAÇÃO]
Frete: informar se é CIF, FOB ou outra condição e apresentar o respectivo valor.
ORIENTAÇÕES
Considere exatamente as quantidades e unidades solicitadas. Caso proponha item equivalente, apresente a alternativa separadamente, com ficha técnica e justificativa. Não substitua o item original sem identificação.
Envie a proposta para [CANAL OU E-MAIL] até [DATA E HORÁRIO], citando o código [CÓDIGO] no assunto. Dúvidas devem ser encaminhadas a [CONTATO] até [DATA].
O envio desta solicitação não representa compromisso de compra. A contratação estará sujeita à análise técnica e comercial e à aprovação interna.
Obrigado,
[NOME]
[CARGO/SETOR]
[EMPRESA]Para serviços, troque a relação de produtos por entregáveis, critérios de aceite, local de execução, materiais inclusos, horas estimadas e responsabilidades de cada parte. Mantenha prazo, pagamento, validade e forma de resposta.
Como adaptar o modelo sem perder comparabilidade
Compras com muitos itens
Coloque os itens em uma planilha anexa e preserve no corpo da mensagem as regras comerciais e logísticas. Use um código ou sequência para cada linha. Isso reduz ambiguidades quando o fornecedor responde com descrição própria ou deixa algum produto sem preço.
Marca obrigatória ou apenas referência
Escreva claramente se a marca é obrigatória, aceita equivalência ou serve apenas como referência. Quando alternativas forem permitidas, peça marca, modelo, ficha técnica e preço em linha separada. Dessa forma, a substituição não fica escondida em uma observação geral.
Prazo urgente
Informe a data real de necessidade e peça quantidade disponível para entrega imediata. Não aceite apenas “pronta entrega” sem data estimada. Se uma entrega parcial for útil, solicite cronograma e custo de cada remessa.
Contato por WhatsApp
Em conversas rápidas, envie primeiro o resumo e depois o modelo preenchido. Centralize anexos e alterações para evitar que uma versão antiga continue circulando. O artigo sobre como organizar cotações pelo WhatsApp detalha esse fluxo.
Checklist antes de enviar aos fornecedores
- Confirme quantidades, unidades e especificações com o solicitante.
- Verifique se endereço e restrições de recebimento estão completos.
- Defina prazo suficiente para perguntas e envio da proposta.
- Peça preço unitário, preço total, frete e impostos separadamente.
- Explique como identificar alternativas e itens não cotados.
- Envie o mesmo escopo e as mesmas correções a todos.
- Guarde a versão enviada e registre os participantes convidados.
Se houver uma correção, não altere silenciosamente o anexo. Envie uma revisão identificada, descreva o que mudou e confirme se o prazo continua válido. Essa disciplina evita comparar propostas elaboradas a partir de versões diferentes.
O que fazer depois que as propostas chegarem
Primeiro, confira a cobertura: quais fornecedores responderam a cada item e quais condições ficaram ausentes. Depois, padronize unidades, embalagens e especificações. Só então compare preço unitário, frete, prazo, pagamento, pedido mínimo e custo total.
Para registrar essa análise, use o modelo gratuito de mapa de cotação. Se quiser montar a comparação manualmente com fórmulas, consulte o guia completo para comparar orçamentos.