Um mapa de cotação coloca propostas de fornecedores em uma mesma visão. Ele ajuda a localizar preços ausentes, comparar cada item e verificar como frete, prazo e pedido mínimo mudam a escolha. O arquivo desta página é o mesmo utilizado no guia de comparação, portanto você não precisa manter dois modelos diferentes.
Este artigo explica a lógica de preenchimento e a revisão da decisão. Se você quiser aprender a construir todas as fórmulas do zero, consulte o guia completo para comparar orçamentos de fornecedores.
O que é um mapa de cotação
Mapa de cotação é uma tabela que reúne o escopo da compra e as propostas recebidas. Cada linha representa um item comparável; cada coluna identifica dados do pedido, preços ou condições de um fornecedor. A estrutura permite revisar a compra sem alternar entre vários PDFs, mensagens e planilhas.
O mapa não substitui a análise técnica nem escolhe o vencedor sozinho. Sua função é deixar diferenças visíveis. Antes de preencher preços, confirme se os produtos são equivalentes. Uma embalagem de 25 kg não pode ser confrontada diretamente com outra de 50 kg pelo preço do pacote. Veja como tratar descrições e unidades no artigo sobre equalização de propostas.
Informações que devem aparecer
- descrição padronizada, unidade e quantidade solicitada;
- preço unitário de cada fornecedor para o mesmo item;
- subtotal conforme a quantidade necessária;
- frete, impostos ou encargos que não estejam incluídos;
- prazo, pagamento, validade e pedido mínimo;
- fornecedor escolhido e justificativa quando necessário.
Baixe o modelo gratuito de mapa de cotação
O arquivo em Excel já contém uma estrutura de comparação e fórmulas para apoiar a identificação dos menores valores. Faça uma cópia para cada processo de compra e preserve o original sem dados.
Baixar o modelo gratuito de mapa de cotação (.xlsx) ↓
Ao abrir o arquivo, revise as fórmulas antes de ampliar intervalos, inserir colunas ou mover cabeçalhos. Uma alteração estrutural pode mudar as referências. Teste o resultado com valores simples e confira manualmente algumas linhas.
Como preencher o mapa de cotação passo a passo
1. Crie uma cópia e identifique a compra
Salve o arquivo com código, objeto e data, por exemplo: “COT-014-materiais-eletricos-2026”. Registre o responsável e o prazo de decisão. Essa identificação evita confundir revisões quando um fornecedor envia uma proposta atualizada.
2. Preencha primeiro o escopo comum
Insira uma linha por item, com descrição, unidade e quantidade. Use a especificação aprovada pela área solicitante, não a descrição de um fornecedor específico. Se a marca for apenas referência, mantenha essa informação separada para não tratar uma alternativa como produto idêntico sem revisão.
3. Cadastre os fornecedores
Use o mesmo nome em cabeçalhos, totais e campos de condições comerciais. Guarde razão social, contato e identificação da proposta em uma área de apoio. Isso facilita conferir qual versão originou cada preço.
4. Transcreva os preços sem preencher lacunas
Digite o preço unitário correspondente à unidade padronizada. Quando o fornecedor não responder a um item, deixe a célula vazia; zero pode ser lido pela fórmula como oferta gratuita. Se houver conversão de caixa, pacote, metro ou quilo, registre a conta e mantenha o valor original disponível para auditoria.
5. Registre as condições fora da grade de preços
Preencha frete, prazo, pagamento, validade, pedido mínimo, impostos e observações para cada proposta. Não esconda esses dados em comentários de células. Eles precisam permanecer visíveis na revisão, pois podem alterar o custo ou impedir uma divisão entre fornecedores.
6. Revise fórmulas e versões
Confira se todas as linhas fazem parte dos intervalos de cálculo e se nenhuma fórmula foi substituída por um valor digitado. Quando chegar uma revisão, preserve a proposta anterior e atualize o mapa de forma identificável. O preço mais recente deve estar ligado à respectiva validade.
Como analisar o resultado sem escolher apenas o menor preço
Comece pela cobertura. Um fornecedor com vários campos vazios pode parecer competitivo em alguns itens, mas exigir outra compra para completar o pedido. Depois, verifique se a soma considera exatamente as quantidades solicitadas e se todos os preços usam a mesma unidade.
Em seguida, compare cenários. A compra integral com um fornecedor pode ter preço unitário maior e frete menor. A divisão por item pode reduzir subtotais, mas adicionar fretes, pedidos mínimos e mais entregas. Registre ao menos estas alternativas:
- todos os itens com o fornecedor de melhor proposta completa;
- cada item com o menor preço válido;
- combinação revisada, respeitando frete, disponibilidade e pedido mínimo.
Para aprofundar esse cálculo, leia por que menor preço não significa menor custo. Antes da aprovação, aplique também o checklist de erros comuns em mapas de cotação.
Quando a planilha deixa de atender bem
O modelo funciona melhor quando o volume de propostas permite transcrição e revisão cuidadosas. O risco cresce quando há muitos itens, arquivos com layouts diferentes, descrições inconsistentes ou atualizações frequentes. Nesses casos, o trabalho não está somente na fórmula: está em extrair, relacionar e validar os dados.
Considere automatizar quando a equipe repete a digitação, perde o histórico das versões ou demora para testar cenários de divisão. A automação deve manter a revisão humana. Itens agrupados, unidades, preços e condições ainda precisam ser confirmados antes da compra.
Ainda está coletando as respostas? Use primeiro o modelo de solicitação de cotação para fornecedores para pedir preço, frete, prazo e validade em um formato mais consistente.